Por que cortar reunião não resolveA reação mais comum, quando alguém percebe isso, é cortar reunião. Cancela a de quarta, encurta a de segunda, proíbe reunião na sexta. Costuma durar duas semanas. Na terceira, você está mandando mensagem pra cada pessoa perguntando como está o projeto, e o time passa a tarde respondendo você em vez de trabalhar. Na maioria das vezes, o problema não era a reunião. Foi a falta de um lugar onde o andamento fica visível sem ninguém precisar contar. Em empresa pequena, é comum esse lugar ser a cabeça do dono, e aí toda reunião de status acaba passando por ele. Tira a reunião sem criar esse lugar e a necessidade de saber continua lá, só que agora em forma de interrupção. O Rodolfo, da Petrobras, resumiu o antes e o depois assim, quando terminou o treinamento: “Antes do curso, as reuniões eram muito longas e cansativas [...] Hoje produzo mais com a mente muito mais tranquila.” Rodolfo Pernambuco, Petrobras |
Repara que ele não fala em menos reunião. Fala em cabeça tranquila. Reunião longa cansa porque mistura duas coisas: uma parte é gente se atualizando, a outra é gente tentando decidir. Quando a atualização já está escrita antes, sobra só a parte que precisa de conversa. Pensa numa segunda-feira comum. Seis pessoas entram na reunião de status. Cada uma leva dez minutos pra contar o que fez. Quando chega a vez do assunto travado, a hora acabou e a decisão fica pra quarta. Quem paga é quem estava esperando aquela decisão pra seguir, e o gestor, que sai da reunião sabendo de tudo e sem ter resolvido nada. Reunião boa é a que sobraAqui no Officeless, a reunião que sobrou tem nome: Reunião de Pulso. Uma por semana, 60 minutos, agenda fixa. A regra número um é que o painel vem preenchido antes de entrar na sala, com o placar da semana e as prioridades de cada um. Por isso métricas e iniciativas levam 5 minutos cada. O resto vai pra duas conversas, 20 minutos nas prioridades da semana e 20 no que travou. Ali ninguém resolve problema. Decide e nomeia um responsável. Quando o andamento fica visível, a reunião deixa de ser o lugar onde a gente descobre o que está acontecendo. Sobra a reunião que vale a hora de todo mundo. No Officeless OS, isso tem nome: confiança com visibilidade. Você deixa de precisar ver o time pra saber que o trabalho anda. Se metade das suas reuniões existe porque o dado não está visível, vale saber onde mais a operação ainda depende de improviso. O Officeless Score mostra isso em 3 minutos, de graça. | 
